Départ ou changement du locataire : les démarches à effectuer

Quelles sont les démarches à effectuer lors d’un départ ou changement du locataire ? Afin de clôturer le bail en bonne et due forme, le propriétaire et le locataire doivent remplir des formalités spécifiques à leur statut. D’une manière générale, le locataire est tenu de maintenir le logement dans son état de départ. En qualité de propriétaire bailleur, vous serez amené à régulariser les frais dans le respect des clauses inscrites dans le contrat de bail. Les deux partis sont également tenus de notifier le départ du locataire auprès des organismes publics et privés. Revue de détail.

Les démarches à effectuer du côté du propriétaire

De prime abord, lorsque le locataire vous fait part de son intention de départ, vous devez vous tenir au courant de sa nouvelle adresse. En effet, la régularisation des charges financières ainsi que les divers justificatifs de formalités seront envoyés à cette adresse. Si vous envisagez de changer de locataire, vous êtes tenu de réaliser les démarches suivantes :

• La vérification de l’état du logement
• Le calcul et la régularisation des dépenses
• La restitution du dépôt de garantie au locataire
• Les notifications administratives

Vérifier l’état du logement

La première chose à faire avant le départ du locataire est d’inspecter le logement afin d’évaluer son état. Vous devez vous assurer que votre locataire a maintenu l’habitation dans son état d’origine.

Sachez que dans un investissement locatif, le propriétaire se doit d’organiser un état des lieux à l’entrée du locataire. Cette initiative vous permet de vérifier le respect des critères de décence et l’état général du logement avant la mise en location.

Pendant la location, le locataire ne peut effectuer des travaux d’amélioration ou de transformation sans l’autorisation du bailleur. Toutefois, il doit garantir l’entretien du logement sur toute la durée du bail.

Lire aussi : S’associer entre marchands de biens, comment se protéger ?

Régulariser les charges

En fonction du bail signé (location nue ou meublée), vous pouvez réclamer les charges locatives. Pour ce faire, vous devez réaliser une régularisation annuelle des provisions versées pour le locataire au compte du bailleur.

En vue d’estimer la régularisation des charges, vous avez la possibilité de reprendre le dernier arrêté des comptes. Le locataire doit rembourser les charges récupérables (chauffage, distribution d’eau, électricité, concierge, enlèvements des ordures, etc.) en fonction du temps d’occupation du logement.

Sachez qu’en qualité de propriétaire bailleur, vous pouvez conserver 20 % du dépôt de garantie afin d’assurer la régularisation des charges locatives.

Restituer le dépôt de garantie

Lors de la signature du contrat de bail, le locataire verse un dépôt de garantie dont la somme équivaut à un mois de loyer pour une location nue et deux mois pour une location meublée. Au titre de propriétaire bailleur, vous êtes tenu de restituer la totalité de la caution déboursée au départ du locataire.  

Pour un bail signé avant le 27 mars 2014, vous devez respecter un délai de restitution de deux mois après le départ du locataire. Si le bail est conclu depuis cette date, vous serez amené à rembourser le dépôt de garantie dans un délai d’un à deux mois en fonction du bilan de l’état des lieux.

Les démarches effectuées par le locataire

Comme le propriétaire, le locataire doit également effectuer certaines démarches pendant et après son départ. Afin de mettre un terme à la location du logement, ce dernier doit résilier le contrat de bail en prenant en considération le système du préavis.

Résilier le bail

En qualité de locataire, vous êtes tenu d’informer le propriétaire si vous envisagez de déménager avant l’échéance du bail. Pour ce faire, vous devez adresser une lettre recommandée de préavis à votre bailleur. Dans une location vide, sachez que le préavis peut durer entre un à trois mois en fonction de l’emplacement de votre logement (en zone tendue ou non).

Dans une location meublée, le préavis est fixé à un mois. Une fois que le préavis arrive à échéance, vous avez la possibilité de résilier le bail et de donner congé à votre propriétaire.

Donner un congé

En tant que locataire, vous pouvez donner congé à votre propriétaire si vous souhaitez déménager. Cependant, pour privilégier des avantages de la règle d’ordre public, il faut que le bien locatif représente votre résidence principale. Ainsi, vous avez la liberté de donner congé à votre guise, du moment que vous respectez le délai de départ. Sachez qu’un congé permet au locataire de quitter le logement, quelle que soit la durée du bail.

En outre, le propriétaire bailleur ne peut pas vous contraindre à énoncer les motifs de votre départ. Vous pouvez donner congé au propriétaire du logement directement, en recourant au service d’un huissier ou par le biais d’une lettre recommandée.

Si le logement fait office d’une résidence secondaire, le congé n’est pas nécessaire. Toutefois, vous serez amené à payer le loyer jusqu’à la fin du bail.

Établir un état des lieux de sortie

Lors de la remise des clés au bailleur, le locataire peut mettre en œuvre un état des lieux de sortie afin de récupérer l’intégralité du dépôt de garantie. L’état des lieux est un document de constatation des dégradations du bien locatif pendant la durée du bail.

Cette opération peut être réalisée à l’amiable entre le bailleur et son locataire. Toutefois, s’il y a un désaccord entre les deux partis, ces derniers peuvent recourir au service d’un huissier.

Sachez que l’état des lieux de sortie sera réalisé à l’intention du locataire. Ainsi, les prestations seront facturées en son nom sauf en cas de désaccord. En effet, s’il y a conflit entre le locataire et le propriétaire, ces derniers sont tenus de se partager les frais d’huissier.

Les démarches administratives

Lors du départ ou d’un changement de locataire, vous êtes tenu d’informer les organismes publics et privés. En effet, il est indispensable de résilier certains contrats. Si vous êtes propriétaire du bien locatif, vous devez informer ces organismes pour confirmer la résiliation des contrats d’électricité, gaz, internet, eau, téléphone, etc. En qualité de locataire, vous serez amené à les avertir de votre changement d’adresse.

Que faire en cas de litiges lors du départ ou du changement de locataire ?

En cas de litige, vous pouvez faire appel à la commission départementale de conciliation (CDC). Afin de régler les litiges, vous devez envoyer une lettre recommandée auprès de la préfecture ou encore du DDT pour solliciter les services de la CDC. Cette dernière convoque les deux parties pour trancher. Sachez que le recours aux compétences de cette commission est gratuit.