document à fournir propriétaire

Les documents a fournir par le propriétaire pour louer un appartement

Certains projets nécessitent des formalités que nous devons respecter. L’investissement locatif n’entrave pas à ce principe. Dans cette rubrique, nous allons vous informer des documents essentiels que le propriétaire doit fournir pour mettre son patrimoine immobilier en location.

Avant de réaliser une opération immobilière, vous devez consulter un professionnel pour vous indiquer l’ensemble des documents à fournir.

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Document à fournir par le propriétaire à l’entrée des lieux

Conformément à la loi de 1989 sur le placement locatif, le propriétaire-bailleur est tenu de livrer certains documents dès l’entrée dans le bien locatif.

1 – Le bail de location

Le bail de location est un contrat indispensable en vue de réglementer les relations entre le bailleur et les locataires potentiels. Ce premier document doit contenir:

  • La durée du bail allant de 9 mois à 3 années en fonction du type de location. Pour une location à un étudiant, le bail dure 9 mois. Cette durée sera de 10 mois s’il s’agit d’un bail mobilité. Enfin, en ce qui concerne l’ameublement du logement, la durée du bail est fixée entre 1 à 3 ans.
  • La durée du préavis pour locataire est fixée sur un seul mois pour un bail mobilité ou encore une location meublée. Elle s’étend à 3 mois pour une location nue. Sachez que dans les régions en tension foncière, le locataire peut solliciter un préavis d’un mois sur le bail. 
  • Pour propriétaire-bailleur, un préavis de 6 mois peut être sollicité avant l’échéance du bail pour un logement locatif vide. Si ce dernier est meublé, la durée sera réduite à 3 mois seulement.

2 – La notice informative

La notice informative fait partie des documents à prévoir par le propriétaire. Ce document doit effectivement contenir les règles dont le propriétaire et le locataire vont s’imposer.

3 – L’extrait du règlement de copropriété

Votre appartement est considéré comme copropriété sauf si vous êtes seul à s’y investir. Vous recevrez également les papiers des règles de copropriété qui est bien sûr, livré par le propriétaire. Il précise les conditions collectives ainsi que la répartition des obligations.

4 – Le dossier de diagnostics techniques

Le dossier de diagnostic technique, concerne autant la vente que la location. Ce document concerne l’évaluation des performances énergétiques et des éléments ci-dessous :

  • Le taux d’exposition au plomb
  • L’état ou l’évaluation amiante
  • Le constat de l’état des équipements internes 
  • Un rapport sur l’état des risques et pollution 
  • Le bilan sonore

5 – L’état des lieux 

Le propriétaire doit prévoir l’état des lieux. La rédaction devra être rigoureuse pour que les dégradations soient imputées au locataire. Pour ce faire, vous devez mener à bien chaque détail de logement. Photographiez le logement pour pouvoir comparer la dernière situation avec celle à l’entrée.

Lire aussi : Acheter un bien déjà loué : Bonne ou mauvaise idée ? 

Attention : Le locataire peut uniquement prendre en charge une part des dépenses sur l’état des lieux à condition que vous fassiez appel à un spécialiste.

6 – L’inventaire du mobilier si le logement est meublé.

Une liste des meubles sera utile pour la location LMNP ou LMP. Cette dernière vous permet de faciliter l’estimation de la garantie en cas de dégradation du bien.

Les documents a fournir par le propriétaire pendant la location

Tout au long de la location, au titre d’investisseur immobilier, vous serez amené à fournir les justificatifs ci-après au locataire.

1 – L’appel et la quittance de loyer

L’appel de loyer mensuel indique le montant concernant la location. Lorsque le paiement est effectué, vous devez livrer le reçu au locataire. Sachez que l’expédition de ces documents est gratuite.

2 – Justificatifs de régularisation des charges

Il se fait annuellement dans le cas de la location nue. En location vide par contre, il faut : soit effectuer un paiement échelonné, soit payer des frais à un taux fixe.

Dans le premier cas, vous devez régler les charges au minimum chaque année. Cela implique la récupération du surplus de versement.

 Le mois précédant la révision, le propriétaire devra fournir:

  • Le détail des dépenses par nature
  • Dans le cas de copropriété, il y aura la répartition des charges
  • Le calcul du chauffage.

3 – Renouvellement du bail

Le renouvellement du bail permet l’augmentation du loyer. Vous pouvez l’effectuer si le contrat consacre une clause à cet effet.Toutefois, sachez que le renouvellement se fait en présence des 2 parties. 

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Les documents a fournir par le propriétaire en fin de location

En cas de déménagement du locataire, fournissez quand même la dernière fiche de paie. Un certain nombre de formalités différentes doivent être respectées si vous reprenez l’appartement.

1 – La dernière quittance de paiement 

Ce document vous permet de justifier le paiement des dernières mensualités du locataire avant la remise officielle des clés.

2 – État des lieux de sortie

Elle doit être faite dès que vous savez que le locataire prévoit de partir. La comparaison des états des lieux dans un investissement locatif permet de déterminer les détériorations du logement durant la location. L’état des lieux de sortie sera toujours bien que vous recouriez au service d’un professionnel.

3 – Le dépôt de garantie 

La conformité des locaux garantit un dépôt de garantie, un mois après la fin du contrat. Cette somme est destinée à la déduction des retenues. Elle doit donc être justifiée. Dans le cas contraire, le dépôt de garantie est fixé à 2 mois après terme.

Les documents a fournir pour la récupération du bien

En cas de congé du locataire, vous ne pouvez récupérer le bien locatif qu’à 3 conditions :

  • La vente du bien
  • La récupération pour en faire votre résidence principal
  • Le congé pour des raisons légitimes.

Afin de récupérer votre bien après sa location, vous devez recommander une lettre de reprise. Cette dernière peut être déposée en main propre contre décharge ou légitimement par un huissier, en respectant les préavis.

Location : Les documents à fournir par le locataire

Le locataire doit également fournir des documents, tels que :

  • Un justificatif d’identité : des documents pouvant contenir son identité.
  • Un justificatif de solvabilité : les trois dernières fiches de paie ainsi que le dernier extrait de compte fiscal ou non fiscal. 
  • Un justificatif de la situation professionnelle : qui peut prouver que vous avez un emploi
  • La caution : à moins de souscrire une assurance contre les loyers impayés ou de participer au programme Visale. Quelqu’un se portera caution pour les impayés, les frais et les dégâts des biens. La caution solidaire vous permettra d’agir en direct contre la caution dès le premier paiement ;
  • L’assurance des risques locatifs : assurance habitation.
  • Le dépôt de garantie : pour la location nue, il sera de 1 mois et 2 mois pour la location meublée.

Pour la gestion locative, un expert vous est conseillé pour éviter de perdre du temps.

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